Häufig benötigen Unternehmen Funktionsbezogene E-Mail Adressen wie . Wir zeigen Ihnen wie diese ohne Zusatzkosten angelegt werden.
Für verschiedene Unternehmensprozesse ist die Nutzung Personengebundener E-Mail Adressen wie nicht die richtige Wahl. Stattdessen müssen Funktionsbezogene E-Mail Adressen wie support@mycompany.com oder vertrieb@mycompany.com eingeführt werden. Zusätzlich müssen diese Adressen von Drittprogrammen genutzt werden. So muss bspw. das Programm für den Help-Desk E-Mails von abrufen und Antworten der Mitarbeiter über diese Adresse versenden können. Dasselbe gilt für die Adresse vertrieb@mycompany.com und das Programm zum Erstellen von Rechnungen.
Werden hierfür in Office 365 eigene Benutzer mit einer eigenen Office-Lizenz angelegt kommen im Jahr schnell einige hundert Euro nur für E-Mail Adressen zusammen. Damit diese Kosten nicht entstehen bietet Microsoft die Funktion Freigegebene Postfächer an.
Wir haben die Funktion mit folgenden Programmen positiv getestet:
- Thunderbird (senden und empfangen)
- Youtrack (nur empfangen)
- Easybill (nur senden)
Die Konfiguration der E-Mail Clients unterscheidet sich jedoch von der üblicherweise bekannten Konfiguration. Nachdem ein neu erstelltes geteiltes Postfach (in unserem Beispiel ) an einen Hauptnutzer mit gültiger Office-Lizenz freigegeben wurde (in unserem beispiel max.mustermann@mycompany.com) kann ein externer E-Mail Client wie folgt zum Zugriff auf das geteilte Postfach konfiguriert werden:
- IMAP:
- IMAP-Server: outlook.office365.com
- Benutzername: max.mustermann@mycompany.com\
- Passwort: das für den Account vergebene Passwort
- Verschlüsselung: SSL/TLS
- Port: 993
- Authentifizierung: Klartext
- SMTP:
- SMTP-Server: outlook.office365.com
- Versandadresse:
- Benutzername:
- Passwort: das für den Account vergebene Passwort